Notatka prasowa i komunikat prasowy – czym się różnią? Przykład

Notatka prasowa i komunikat prasowy służą temu samemu celowi – przekazaniu mediom ważnego, sprawdzalnego faktu. W praktyce notatka jest zwykle krótsza i lżejsza, a komunikat ma bardziej formalny ton i częściej przedstawia oficjalne stanowisko organizacji. Obie formy powinny być rzeczowe, zwięzłe i zbudowane według zasady odwróconej piramidy.

Notatka prasowa a komunikat prasowy – czym się różnią?

Granica między tymi nazwami nie jest sztywna. Firmy, instytucje i agencje PR często używają ich zamiennie. W obu przypadkach chodzi o materiał dla mediów, który opisuje aktualne wydarzenie, zmianę, premierę, wynik badania albo decyzję organizacji.

Praktyczne rozróżnienie dotyczy przede wszystkim tonu i zastosowania. Notatka prasowa przypomina krótki news. Komunikat prasowy może mieć większą wagę formalną, zwłaszcza gdy organizacja ogłasza swoje stanowisko lub przekazuje istotną decyzję.

Niezależnie od nazwy, tekst nie powinien być reklamą. Jego zadaniem jest przekazać fakty, a nie przekonać odbiorcę, że firma jest „najlepsza”, „przełomowa” albo „niezrównana”. Opinie można umieścić w cytacie, ale trzeba wyraźnie oddzielić je od informacji możliwych do sprawdzenia.

Jakie elementy zawiera tekst PR?

Stały układ ułatwia pracę osobie przygotowującej materiał i dziennikarzowi, który chce szybko znaleźć najważniejsze dane. Podstawowy szkielet obejmuje:

• Tytuł – konkretnie nazywa najważniejszy fakt, bez reklamowych ozdobników.
• Datę i miejsce – wskazują, kiedy i skąd pochodzi materiał.
• Lead – w dwóch lub trzech zdaniach streszcza sedno wiadomości.
• Rozwinięcie – dodaje fakty, liczby, kontekst i warunki.
• Cytat – wnosi komentarz osoby, która może wypowiadać się w imieniu organizacji.
• Notę o firmie – krótko wyjaśnia, czym zajmuje się nadawca.
• Kontakt dla mediów – zawiera imię i nazwisko, telefon oraz adres e-mail osoby znającej temat.

W zależności od sprawy można dodać informacje o partnerach, patronach, wydarzeniu, produkcie, zdjęciach lub dodatkowych materiałach. Nie należy jednak rozbudowywać dokumentu tylko po to, by zmieścić w nim całą historię organizacji.

Jak pisać komunikat, który dziennikarz przeczyta?

Odwrócona piramida – najważniejsze fakty na początku

Odwrócona piramida oznacza układ, w którym najważniejsza informacja znajduje się na początku, a szczegóły pojawiają się niżej. Taki sposób pisania odpowiada pracy redakcji. Dziennikarz często skanuje tekst, a redaktor może skrócić materiał bez czytania każdego akapitu.

Lead powinien więc odpowiedzieć na pytanie, co się wydarzyło i dlaczego temat może zainteresować odbiorców. Dopiero później umieszczaj kontekst, dodatkowe dane i informacje drugorzędne. Jeśli ktoś przeczyta tylko tytuł i pierwszy akapit, powinien znać podstawowy sens wiadomości.

Zasada 5W+H w leadzie

Kręgosłupem informacji prasowej jest zasada 5W+H. Przed wysyłką sprawdź, czy tekst odpowiada na następujące pytania:

• Who – kto jest nadawcą lub uczestnikiem wydarzenia?
• What – co dokładnie się wydarzyło albo wydarzy?
• Where – gdzie miało lub będzie miało miejsce?
• When – kiedy nastąpiło albo nastąpi?
• Why – dlaczego wydarzenie jest ważne?
• How – jak przebiega, jaki ma zakres lub konsekwencje?

Nie wszystkie odpowiedzi muszą znaleźć się w jednym zdaniu. Najważniejsze powinny trafić do leadu, a pozostałe można doprecyzować w rozwinięciu. Brak daty, miejsca lub skali wydarzenia utrudnia dziennikarzowi ocenę tematu.

Fakty zamiast języka reklamowego

Zamiast pisać, że produkt jest „innowacyjny”, podaj informację, która pozwala to ocenić. Zamiast „firma dynamicznie się rozwija”, napisz, co konkretnie się zmieniło – na przykład otwarto nowy oddział, wdrożono usługę w określonej lokalizacji albo podpisano umowę z konkretnym partnerem.

Pomagają liczby, daty, nazwiska, zakres projektu i warunki udziału. Cytat powinien wyjaśniać powód decyzji lub jej znaczenie, a nie powtarzać lead słowami „jesteśmy dumni” i „cieszymy się”.

Dobrze jest też używać krótkich zdań i ograniczać żargon. Informacja prasowa ma być zrozumiała dla osoby, która nie pracuje w organizacji i nie zna jej wewnętrznych skrótów.

Notatka prasowa i komunikat prasowy – gotowy przykład

Poniższy wzór można skopiować i uzupełnić własnymi danymi. Liczby, nazwy i cytat są przykładowe.

INFORMACJA PRASOWA

[Miasto], [data]

[Firma] uruchamia [produkt lub usługę] dla [grupa odbiorców]

Od [data] [firma] udostępni [produkt lub usługę] w [miejsce lub kanał]. Rozwiązanie pozwoli [konkretna zmiana lub konsekwencja] dla [odbiorcy]. W pierwszym etapie obejmie [zakres, liczba lokalizacji, użytkowników albo innych jednostek].

[Firma] odpowiada za [krótki opis działania]. Projekt powstał w związku z [powód lub kontekst]. Użytkownicy będą mogli [najważniejsza czynność], a dostęp do usługi będzie odbywał się na zasadach [warunki].

„[Krótka wypowiedź wyjaśniająca, dlaczego podjęto decyzję i co oznacza ona dla odbiorców]” – mówi [imię i nazwisko], [funkcja] w [firmie].

[Opcjonalnie] W drugim etapie, zaplanowanym na [termin], [firma] zamierza [plan lub następny krok]. Decyzja będzie zależeć od [konkretne kryterium, jeśli ma znaczenie].

O firmie
[Firma] zajmuje się [krótki opis działalności]. Organizacja działa od [rok lub okres, jeśli informacja jest potrzebna] i oferuje [najważniejszy zakres usług lub produktów].

Kontakt dla mediów
[Imię i nazwisko]
[Funkcja]
[Telefon]
[Adres e-mail]

W tym wzorze lead zawiera najważniejszą wiadomość, rozwinięcie dodaje kontekst, cytat wnosi komentarz, a końcowa nota i kontakt ułatwiają dalszą pracę redakcji. Materiały graficzne najlepiej przekazać jako osobne pliki lub link do folderu, wraz z podpisami i informacją o autorze.

Na co uważać przed wysyłką?

Najczęstsze problemy nie wynikają z braku pomysłów, lecz z niedopracowania podstaw. Zanim prześlesz materiał, sprawdź:

• czy tytuł mówi o konkretnym wydarzeniu, a nie tylko o ambicjach firmy;
• czy lead odpowiada na pytania kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego;
• czy najważniejszy fakt znajduje się na początku, a nie w końcowych akapitach;
• czy wszystkie liczby, daty, nazwiska i nazwy własne zostały potwierdzone;
• czy cytat wnosi informację lub kontekst, zamiast powtarzać slogan;
• czy wskazana osoba kontaktowa naprawdę odbiera telefon i zna temat;
• czy zdjęcia mają podpisy, autora i są dołączone osobno;
• czy materiał trafia do redakcji zainteresowanej daną tematyką.

Pełny tekst warto przekazać w formacie, który można łatwo skopiować i edytować, na przykład .doc lub .rtf. Plik PDF może służyć jako dodatkowa wersja do podglądu, ale utrudnia wykorzystanie tekstu. W przypadku stałego szablonu w Wordzie przydatne jest rozszerzenie .dotx, które przy każdym otwarciu tworzy nowy dokument na podstawie wzoru.

Zdjęć nie wklejaj do pliku tekstowego. Dużo wygodniej wysłać je jako osobne, opisane załączniki albo udostępnić w folderze. Znak wodny może ograniczyć możliwość użycia materiału przez redakcję, dlatego lepiej przekazać pliki bez niego, jeśli masz prawo do ich udostępniania.

Najlepszy materiał nie zastąpi ciekawego tematu. Jeśli jedyną nowością jest chęć pokazania się firmy w mediach, komunikat prawdopodobnie wymaga zmiany formy. Gdy istnieje konkretny fakt, który ma znaczenie dla czytelników danej redakcji, krótki tekst oparty na 5W+H i odwróconej piramidzie ułatwi dziennikarzowi decyzję o wykorzystaniu materiału.