Co to jest biuro prasowe i jakie pełni funkcje?

Biuro prasowe to jednostka organizacji odpowiedzialna za kontakty z mediami i przekazywanie oficjalnych informacji na zewnątrz. Jest punktem styku między firmą lub instytucją a dziennikarzami, a często także „twarzą” organizacji w przestrzeni publicznej.

Czym jest biuro prasowe?

Biuro prasowe zajmuje się komunikacją organizacji z przedstawicielami mediów. To właśnie do niego dziennikarz kieruje pytania dotyczące stanowiska firmy, decyzji instytucji, bieżących wydarzeń lub sytuacji wymagającej publicznego wyjaśnienia.

Biuro może działać w firmie, urzędzie, sądzie, organizacji społecznej czy innej instytucji. Gromadzi informacje, przekazuje je w uporządkowanej formie i dba o to, aby komunikaty były spójne z oficjalnym stanowiskiem organizacji. Na jego czele zazwyczaj stoi rzecznik prasowy, który reprezentuje instytucję w kontaktach z dziennikarzami.

Jakie zadania wykonuje biuro prasowe?

Zakres pracy zależy od rodzaju i wielkości organizacji, ale najczęściej obejmuje kilka powtarzających się obszarów. Do głównych zadań biura prasowego należą:

• Przygotowywanie i dystrybucja informacji prasowych dotyczących działalności organizacji.
• Organizowanie konferencji prasowych, briefingów oraz rozmów przedstawicieli organizacji z dziennikarzami.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania mediów i przekazywanie oficjalnych komentarzy.
• Monitorowanie publikacji oraz wzmianek o organizacji w prasie, radiu, telewizji i internecie.
• Koordynowanie komunikacji w sytuacjach kryzysowych, gdy potrzebne jest szybkie i precyzyjne wyjaśnienie sprawy.

Biuro prasowe może także udostępniać materiały dla mediów, organizować wywiady, wskazywać ekspertów oraz pomagać dziennikarzom w uzyskaniu dostępu do informacji publicznych, dokumentów lub przedstawicieli instytucji. W sądach, urzędach i innych jednostkach publicznych jego zadania mogą obejmować również koordynowanie kontaktów mediów z pracownikami, zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Kiedy kontaktować się z biurem prasowym?

Biuro prasowe jest właściwym kanałem przede wszystkim wtedy, gdy pytanie dotyczy informacji przeznaczonej dla opinii publicznej lub materiału dziennikarskiego. Zgłosić się do niego może redakcja, reporter, wydawca albo inny przedstawiciel mediów, który potrzebuje komentarza, danych lub potwierdzenia stanowiska organizacji.

Nie należy jednak mylić biura prasowego z działem obsługi klienta. Biuro prasowe zwykle nie rozpatruje indywidualnych spraw, nie przyjmuje reklamacji i nie zajmuje się obsługą posprzedażową. W praktyce różnica wygląda następująco:

• Dziennikarz powinien kierować pytania dotyczące stanowiska organizacji, komentarza do wydarzenia lub materiału prasowego do biura prasowego.
• Klient zgłaszający problem z usługą powinien skontaktować się z infolinią, lokalną placówką albo działem obsługi klienta.
• Osoba składająca reklamację powinna skorzystać z procedury reklamacyjnej wskazanej przez firmę, a nie z kontaktu dla mediów.
• W sprawach dotyczących konkretnej umowy lub indywidualnego świadczenia właściwy jest pracownik prowadzący sprawę albo dedykowany kanał obsługi.

Uwaga: biuro prasowe nie może ujawniać informacji objętych tajemnicą, w tym danych dotyczących konkretnych klientów lub indywidualnych umów. Jeśli potrzebujesz pomocy jako klient, wybierz infolinię, formularz kontaktowy, oddział albo dział obsługi klienta wskazany przez daną organizację.

Najprościej mówiąc, biuro prasowe odpowiada za relacje organizacji z mediami i za przekazywanie jej oficjalnego stanowiska. Warto szukać z nim kontaktu wtedy, gdy przygotowujesz materiał dziennikarski lub potrzebujesz publicznej informacji, a nie wtedy, gdy chcesz rozwiązać własną reklamację albo sprawę usługową.