Informacja jest bardzo cennym zasobem każdego przedsiębiorstwa, dlatego umiejętne zarządzanie dokumentacją może znacząco wpłynąć na efektywność procesów w firmie. Najważniejszą zasadą zarządzania dokumentami jest wdrożenie dopasowanych rozwiązań, opierających się na nowoczesnej technologii. W artykule dokładnie omówimy, jak optymalna organizacja dokumentacji, czyli jej archiwizowanie, przechowywanie i niszczenie, może wpłynąć na sukces firmy.
Jak zarządzanie dokumentacją w firmie wpływa na kondycję przedsiębiorstwa?
Prawidłowa organizacja dokumentacji to proces wykraczający poza standardowe przechowywanie dokumentów w biurowych segregatorach. Kluczowym aspektem jest zabezpieczenie danych przed zniszczeniem oraz nieautoryzowanym dostępem i równocześnie dbanie o sprawny obieg informacji pomiędzy działami w firmie. Dzisiaj efektywne zarządzanie danymi pozwala szybciej reagować na zmieniający się rynek, pomaga lepiej zarządzać zasobami i zminimalizować ryzyko kosztownych błędów lub utraty danych.
Optymalne zarządzanie dokumentacją w firmie powinno być zawsze dopasowane do indywidualnych potrzeb organizacji, ponieważ każde przedsiębiorstwo ma unikalną strukturę, procesy biznesowe, a nawet wymagania prawne.
Jak wygląda usługa zarządzania dokumentami?
Do najważniejszych usług związanych z zarządzaniem dokumentami zalicza się ich:
-
archiwizację,
-
przechowywanie,
-
digitalizację,
-
niszczenie.
Na rynku działa wiele firm wyspecjalizowanych w optymalizacji procesu zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie, jedną z nich znajdziesz na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/. Rozpoczęcie współpracy zawsze zaczyna się od gruntownej analizy potrzeb firmy. Na podstawie wyników tworzy się indywidualny model obsługi. Wybrany model powinien uwzględniać nie tylko potrzeby firmy, ale również jej budżet.
Przechowywanie dokumentacji w firmie – jak uwolnić przestrzeń w biurze?
Optymalne zarządzanie dokumentacją w firmie opiera się w dużej mierze na prawidłowym przechowywaniu danych. Dużym problemem współczesnego przedsiębiorstwa jest brak miejsca na segregatory z danymi. Tutaj rozwiązaniem jest skorzystanie z obiektów firm zewnętrznych wyspecjalizowanych w archiwizacji. Usługa polega na zdeponowaniu dokumentacji w przeznaczonym do tego magazynie, przy czym klient ma dostęp do dokumentów zgodnie z ustalonym sposobem ich obiegu. Należy zaznaczyć, że wszystkie operacje na dokumentach są szczegółowo ewidencjonowane i monitorowane. Innym sposobem na uwolnienie przestrzeni w biurze jest przejście na cyfrowe wersje dokumentów, czyli digitalizacja dokumentacji.
Zarządzanie dokumentacją w formie cyfrowej – dlaczego warto na to postawić?
Digitalizacja dokumentacji stanowi jeden z fundamentów nowoczesnej organizacji. Przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentacją w firmie wiąże się z szeregiem korzyści, wśród nich wymienia się redukcję kosztów przechowywania, zwiększenie wydajności procesów, a nawet ich automatyzację. Co więcej, każdy upoważniony pracownik ma łatwy dostęp do danych, a informacje – takie jak dane osobowe – są dobrze zabezpieczone i przechowywane zgodnie z przepisami RODO. Do digitalizacji dokumentów wykorzystuje się skanery z technologią OCR. Dzięki temu powstałe pliki cyfrowe są edytowalne, a nawet mogą zostać wykorzystane w systemach finansowych firmy, co umożliwia automatyzację wprowadzania danych, przyspiesza operacje księgowe i zwiększa ich dokładność.